Mae’r awdurdod lleol wedi dadactifadu’r e-bost a anfonir at rieni/gofalwyr yn awotmatig i roi balans cyfrif prydau ysgol, a hynny oherwydd problemau’n ymwneud â’r gwaith o uwchraddio’r system arlwyo heb arian.

Byddai system Civica Cashless Solutions yn echdynnu gwybodaeth am e-bost rhieni oddi ar SIMS i gynhyrchu gwybodaeth am gyfrifon disgyblion. Fodd bynnag, fel y gwyddoch, rwy’n siŵr, rydym yn awr yn defnyddio system ‘Wonde’. Mae system Civica yn lawrlwytho gwybodaeth am y disgyblion drwy Wonde ac yna’n anfon y wybodaeth honno ymlaen i system e-bost y Cyngor fel tasg benodol, er mwyn cynhyrchu e-bost i rieni sy’n rhoi balans y disgybl. Yn anffodus, oherwydd problem â’r system, mae rhai negeseuon e-bost yn cael eu hanfon at y rhieni/gofalwyr anghywir, ac mae hynny’n fygythiad posibl i weithdrefnau diogelu data a/neu  unigolion.

Gan nad yw Civica yn gyfrifol am ddilysrwydd y data a ddefnyddir i anfon e-bost am falansau a chan nad yw system e-bost y Cyngor yn gallu glanhau’r data i sicrhau bod y negeseuon e-bost yn cael eu hanfon i’r rhieni/gofalwyr cywir, mae’r awdurdod lleol wedi gorfod gwneud penderfyniad i gau’r system e-bost benodol hon dros dro er mwyn osgoi’r posibilrwydd o dorri rheoliadau diogelu data neu unigolion.

Byddwn yn ddiolchgar pe gallech roi gwybod i’ch rhieni am y broblem hon a dweud wrthynt bod yr awdurdod lleol yn gweithio’n agos gyda Civica i ddatrys y broblem a chaniatáu i rieni a gofalwyr fedru cael negeseuon e-bost awtomatig yn rhoi balansau eto’n fuan iawn.

Diolch am eich cydweithrediad yn y cyswllt hwn.